Hilfreiche Tipps zum besseren Telefonieren im Home-Office

Immer mehr Arbeitgeber erlauben ihren Angestellten das Arbeiten in den eigenen vier Wänden. Dank modernen Tools und technisch gut ausgestatteten Arbeitsplätzen ist dies meistens problemlos möglich. Viele Arbeitnehmer und Selbstständige entdecken in den eigenen vier Wänden die Vorzüge des Telefonierens wieder. Mitunter kann das Telefonieren am Heimarbeitsplatz aber zum Stressfaktor werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn nebenbei noch andere Aufgaben zu erledigen sind. Der nachfolgende Beitrag zeigt, wie das Telefonieren im Home- Office gelingt – und wie das große Nummernchaos ausbleibt.

An die richtige Ausstattung denken

In den vergangenen Jahren hat die Anzahl der Arbeitnehmer, die ihre betriebsgebundene Tätigkeit ins Home-Office verlegen, stetig zugenommen. So arbeiteten während der Jahresmitte 2020 laut Angaben der Hans Böckler Stiftung 16 Prozent aller Angestellten größtenteils in den eigenen vier Wänden. Gleichwohl rechnen viele Experten damit, dass die Arbeit zu Hause zukünftig weiter an Bedeutung gewinnt. Damit die Tätigkeit in den eigenen vier Wänden gelingt und nicht in einer sinnlosen Debatte endet, benötigen Beschäftigte mehrere Dinge: Definierte Arbeitsstandards mit einheitlichen Regeln sowie einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz. Damit Anrufe im Home-Office nicht chaotisch enden, sollten die nachfolgenden Dinge vorhanden sein:

  • Ob mit dem Diensthandy oder privaten Smartphone: Wer mit dem Mobiltelefon Gespräche annimmt, sollte für eine störungsfreie Verbindung sorgen. Wenn es in der Leitung knackt und im Hintergrund ein Rauschen wahrnehmbar ist, kann dies zu Gesprächabbrüchen führen. In diesem Fall sollten Beschäftigte, um besser telefonieren zu können, auf das heimische WLAN zugreifen. Auf dem iOS- oder Android-Betriebssystem findet sich bei den Einstellungen ein entsprechender Menüpunkt („WLAN-Anrufe“ oder „WLAN-Telefonie“).
  • Auch wenn sich ausgerechnet der eigene Schreibtisch in einem Funkloch befindet, muss dies nicht für die gesamte Wohnung gelten. Irgendwo gibt es eine Stelle, von wo aus der Empfang tadellos funktioniert. Für Beschäftigte ergibt es daher Sinn, sich für solche Fälle spezielle In-Ear- oder Bluetooth-Kopfhörer anzuschaffen. Dank dieser kabellosen Kopfhörer lassen sich Anrufe problemlos am Schreibtisch führen, auch wenn das Diensthandy in einem anderen Raum liegt.
  • Neben dem klassischen Telefonieren gehören Videoanrufe vielfach zur Arbeit im Home-Office dazu. Um diese in einer störungsfreien Bild- und Sprachqualität abzuhalten, sollten Beschäftigte eine schnelle Internetverbindung haben. Falls die Videokonferenz über das Smartphone aufgerufen wird, ist es sinnvoll, zusätzliches Datenvolumen anzufordern. Einige Anbieter offerieren für geschäftliche Zwecke zusätzliche Datenpakate mit einigen Gigabyte extra.

Von einer Cloud-Telefonie-Lösung Gebrauch machen

Cloud-basierte Systeme werden im Home-Office immer wichtiger. Wenngleich die Mitarbeiter am Heimarbeitsplatz tätig sind, soll sich an der effizienten Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern nichts ändern. Um die betriebliche Kontinuität zu erhalten, greifen viele Unternehmen auf flexible Lösungen von spezialisierten Anbietern wie Deutsche Telefon zurück. So können Mitarbeiter dank moderner Cloud-Telefonie sogar unter ihrer gewohnten Büro-Festnetznummer Zuhause erreichbar sein. Herkömmliche Telefonanlagen bedarf es dafür nicht mehr, da die IP-basierten Verbindungen via Internet hergestellt werden. Dadurch lässt sich die eigene Nummer gewissermaßen auf jedes Endgerät mitnehmen, was das Telefonieren in den eigenen vier Wänden erleichtert.

Einige dieser Telefonanlagen bieten noch weitere nützliche Funktionen an: So sind Rufweiterleitungen und Ringrufe bequem steuerbar. Somit können Beschäftigte im Heimbüro wie gehabt an allen wichtigen Kommunikationsabläufen teilnehmen.

Virtuelles Telefonsekretariat einrichten

Rund 52 Prozent der Beschäftigten klagen, wie die Gewerkschaft Verdi berichtet, über häufige Unterbrechungen bei der Arbeit. So wird das dauernde Telefonklingeln häufig als belastend und stressverstärkend empfunden. Bei manchen Angestellten und Selbstständigen wirken sich die häufigen Anrufe sogar negativ auf die Arbeitsleistung aus. Um nicht ständig aus dem Workflow gerissen zu werden, kann es sich lohnen, ein virtuelles Sekretariat einzurichten. Dieses fungiert als eine Art „telefonisches Vorzimmer“ und nimmt eingehende Anfragen zuerst entgegen. Abhängig vom jeweiligen Anrufer wird dieser anschließend durchgestellt oder eine Rückrufnotiz hinterlegt. Beschäftigten fällt es dadurch leichter, ihren Arbeitsalltag im Home-Office zu planen und ihre Telefonzeiten flexibel einzuteilen.

Frau sitzt am Tisch und telefoniert.
Auch wenn kein eigenes Arbeitszimmer vorhanden ist: Wer im Home-Office telefoniert, braucht einen ruhigen Rückzugsort, an dem er ungestört sprechen kann.

Rufnummernsalat am Heimarbeitsplatz vermeiden

Dienstliche Firmenanrufe sollten immer mit der Geschäftsnummer erfolgen – da ansonsten ein nicht mehr zu überblickendes Chaos entstünde. Für Kunden ist es schlichtweg verwirrend, wenn ein Lieferant sie über Tage hinweg mit unterschiedlichen Telefonnummern anruft. Um das Chaos zu vermeiden, sollte der (vorübergehende) „Umzug“ ins Home-Office klar kommuniziert werden. In diesem Zusammenhang gilt es, auf die temporär neue Telefonnummer aufmerksam zu machen. Alternativ lässt sich die gewohnte Büronummer via „Voice Over Internet Protocol“ (VoIP) in die eigenen vier Wände mitnehmen.

Weitere Tipps für bessere Telefongespräche im Home-Office

  • Die Anrufe im Home-Office sollten, wenn möglich, mit dem Diensthandy getätigt und angenommen werden. Falls kein Diensthandy verfügbar ist, sollte mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden, ob es möglich ist, den privaten Anschluss zu nutzen. Falls die geschäftlichen Telefonate mit der privaten Nummer erfolgen, sollten Beschäftigte an eine Rufweiterleitung denken. Für Kunden sollte die gewohnte, geschäftliche Nummer weiterhin sichtbar bleiben.
  • Falls mehrere Haushaltsmitglieder das Telefon nutzen, sind vorab Rücksprachen zu halten. Voreilige Rückrufe von fremden Nummern sollten in diesem Fall unterbleiben. So lässt sich vermeiden, dass Familienmitglieder oder Mitbewohner versehentlich beim Geschäftspartner durchklingeln.
  • Kurzzeitige Unterbrechungen lassen sich im Home-Office zwangsläufig nicht vermeiden. Ob nun der Paketbote klingelt oder das Kind quengelt: In dieser Situation handeln Beschäftigte richtig, indem sie Ruhe bewahren und humorvoll darauf reagieren. So stressig die Unterbrechung in diesem Moment sein mag: Manchmal ist sie sogar praktisch, da sie „das Eis brechen kann“ und ein vorher starres Gespräch auf natürliche Weise auflockert.
  • Auch wenn Beschäftigte für den Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung nicht sichtbar sind: Sie sollten dennoch auf ein gepflegtes Äußeres achten. Auch wenn das Gegenüber die eigene Kleidung in diesem Moment nicht sieht, steigert ein angemessenes Outfit die Motivation erheblich. Diese Vermutung wird von Studien gestützt. So könne laut einer Untersuchung der Universität Basel die Arbeitsbereitschaft im Home-Office steigen. Ein solcher Produktivitätsvorteil zeigt sich aber nur, wenn Beschäftigte an einem aufgeräumten Arbeitsplatz telefonieren und ihre gewohnten Routinen einhalten. Dazu gehört selbstverständlich auch, nicht im Schlafanzug zu bleiben, sondern in der normalen Alltagskleidung zu telefonieren.
Buch, Smartphone und Notebook liegen auf dem Tisch.
Auch im Home-Office sollten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachtet werden. Denn die Rufnummern der Kunden gelten nach wie vor als personenbezogene Daten, die Dritten nicht zugänglich sein sollten.

Abbildung 1: pixabay.com © vinzentweinbeer (CC0 Creative Commons)

Abbildung 2: pixabay.com © 6689062 (CC0 Creative Commons)

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